Planowanie budżetu firmy jest bardzo istotną sprawą, bez której łatwo popaść w długi i kłopoty finansowe. Przewidując wszelkie koszty i możliwości zysku, będziemy wiedzieć, kiedy należy podwoić wysiłki, a kiedy można trochę poluzować, by odpocząć. Nigdy wszystkiego dokładnie nie przewidzimy, zwłaszcza zysku. Najbardziej widoczne są koszty stałe i to od nich powinniśmy zacząć, planując budżet. Każdy następny element również musi być uwzględniony. Bardziej będzie on w sferze prognozowania. Warto więc przynajmniej znać zarys naszych wpływów i odpływów finansowych.

Czy wiemy, jaki jest budżet w firmie, którą prowadzimy?

Prowadzenie firmy to skomplikowany system, któremu musimy dać radę. Jeżeli stać nas na zatrudnianie pracowników, możemy postarać się o absolwenta po zarządzaniu, który będzie nam planował budżet i trzymał pieczę nad wszystkim, by firma generowała zyski, była wypłacalna i stale rosła. Jeżeli nie mamy takiej możliwości, sami musimy się nauczyć zasad planowania budżetu.

Jeżeli będziemy świadomi, ile rocznie kosztuje prowadzenie firmy za sprawą wykorzystania zasad planowania budżetu, łatwiej przewidzimy, czy dużo pracy nas w danym roku czeka, by biznes utrzymać. W miarę dobrze zaplanowany przychód i rozchód pozwoli nam trzymać rękę na pulsie i w razie zachwiania na rynku, będziemy mogli natychmiast wdrożyć dodatkowe pokłady, umożliwiające zarobienie pieniędzy z innego źródła, poprzez np. intensywniejsze pozyskiwanie nowych klientów.

Pod uwagę musimy wziąć wydatki, czyli ustalamy budżet kosztów

Wydatków tych jest sporo:

  • opłaty stałe wiążące się z funkcjonowaniem firmy (ZUS, media, deklarowany ryczałt);
  • ewentualne zakupy i naprawy oraz konserwacja sprzętu;
  • środki czystości;
  • odzież ochronna i jej dodatki;
  • paliwo, jeżeli mamy samochód;
  • inwestycyjne (reklama, dodatkowy sprzęt);
  • zakup towaru handlowego lub usługowego;
  • podatek od zysku;
  • podatek od towarów i usług VAT;
  • żywność i inne opłaty związane z utrzymaniem rodziny i domu.

Czy nasze usługi lub sprzedaż produktów będą w stanie zapewnić taki budżet w firmie, który pokryje te wszystkie koszty?

Ważną zasadą planowania budżetu jest umiejętność przewidzenia wygenerowanych zysków z tytułu prowadzenia naszej działalności. Możemy na początek jej istnienia posiłkować się różnymi pożyczkami, dotacjami, ale wówczas do budżetu kosztów musimy doliczyć dodatkowo spłatę rat i odsetek.

Dzięki sumiennemu przeanalizowaniu budżetu kosztów i ewentualnych zysków zauważymy czy wystarczy nam samo prowadzenie biznesu, by przeżyć i liczyć jeszcze na zysk, czy też będziemy musieli zatrudnić się u kogoś lub nie rezygnować z obecnej pracy na etacie (zleceniu itp.) zbyt wcześnie. To wszystko utrzyma nas w jasnej sytuacji i zapobiegniemy upadkowi firmy lub poczekamy na jej otworzenie jakiś czas, by zgromadzić więcej kapitału początkowego na start up.

Mężczyzna planujący budżet w firmie
Źródło: Pixabay.com

Przygotowanie tzw. planu B to dobry pomysł na ewentualne niższe dochody niż przewidywane

Gdy mamy spory budżet w firmie, dzięki któremu nie musimy się martwić o niespodziewane wydatki lub znaczny spadek sprzedaży towarów lub usług to idealna sprawa. Co zrobić w sytuacji, gdy jednak nasz budżet jest nadwątlony? Zastosować plan B. Awaryjne drzwi, gdy nasze zyski zaczynają spadać, są potrzebne jak koło ratunkowe w łodzi.

Jeżeli mamy gotowy plan awaryjny, bez żadnych opóźnień i zastojów wdrożymy go i będziemy spać spokojnie. Gdy nie jest on przygotowany, będziemy musieli myśleć o nim naprędce. Wymyślanie planu B, gdy mamy nóż na gardle nie zawsze jest dobry. Pomysł, który wpadł nam do głowy na poczekaniu, może się okazać jak chwytanie się ostrej brzytwy.

Szybkie decyzje jednak są konieczne. Budżet w firmie dobrze zaplanowany i prowadzony można zwiększyć, dzięki umiejętności myślenia strategicznego. Warto go wyćwiczyć, wówczas, nawet gdy znajdziemy się pod kreską, wyjdziemy z tego obronną ręką. Czytanie książek typowo biznesowych, uczestniczenie w webinarach, kursach lub studia wyższe o kierunkach związanych z prowadzeniem i zarządzaniem działalnością gospodarczą, wzmocnią naszą pozycję jako szefa biznesu i wyposażą w potrzebną wiedzę oraz umiejętności. 

Artykuł powstał w ramach współpracy z portalem www.money24.com.pl/.

Autor teksu:
Beata Goździk – copywriter,
autorka książki „Bierz plecak i lecimy
(wyd. Psychoskok, Konin 2018),
lektorka audiobooków.